Privatlivspolitik for Bjerringbro svømmeklub

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Bjerringbro Svømmeklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kasper Høegh Slotø Pedersen 

Adresse: Blåbærvej 1 

CVR: 33182503

Telefonnr.: 25210879

Mail: kasperhbpedersen@gmail.com

Website: www.bjsv.dk

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

2. Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Klubbens formål skal være at undervise og dygtiggøre sine medlemmer i svømning, livredning og udspring samt at virke for større interesse for svømmesporten.

LOVE FOR BJERRINGBRO SVØMMEKLUB
Således vedtaget den 5. februar 2004 ved klubbens generalforsamling.

§1.
Klubbens navn er Bjerringbro Svømmeklub. Den er stiftet 20. juli 1961 og har hjemsted i Bjerringbro. Klubben er tilsluttet Bjerringbro Idrætspark og DGI.

§2.
Klubbens formål skal være at undervise og dygtiggøre sine medlemmer i svømning, livredning og udspring samt at virke for større interesse for svømmesporten.

§3.
Indmeldelse sker ved personlig fremmøde på tilmeldingsdage efter annonce i dagspressen eller ved henvendelse til bestyrelsen. Det er og så muligt og tilmelde Online. Borger fra kommuner som yder tilskud til klubben, vil have fortrinsret til at komme på hold, såfremt der bliver tale om ventelister.

§4.
Kontingentet fastsættes af bestyrelsen. Intet medlem kan deltage i klubbens arbejde, såfremt der er kontingentrestance. Er dette tilfældet, udelukkes det pågældende medlem, indtil gælden er betalt.

§5.
Udmeldelse skal ske ved henvendelse til bestyrelsen med mindst 14 dages varsel, og det pågældende medlem skal betale sit kontingent frem til den dag, hvorfra udmeldelsen har virkning. Når et medlem er i kontingentrestance over 3 måneder, kan bestyrelsen med mindst 8 dages skriftlig varsel ekskludere vedkommende.

§6.
Bestyrelsen kan bevilge kontingentfrihed under særlige omstændigheder. Kontingentfrihed af ovennævnte grunde medfører ikke tab af stemmeret eller valgbarhed.

§7.
Som passive medlemmer kan optages enkeltpersoner eller firmaer og institutioner. Passive medlemmer har ret til at deltage i foreningens møder og sammenkomster, har stemmeret og er valgbare. Ethvert medlemskab berettiger til 1 stemme på generalforsamlingen, se dog § 10. Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag vælges af generalforsamlingen, hvis beslutning herom kræver samme majoritet, som er foreskrevet til ændring af foreningens vedtægter, jf. § 10. Spørgsmålet om valg af æresmedlemmer kan ikke gøres til genstand for diskussion på generalforsamlingen.

§8.
Intet medlem må uden bestyrelsens tilladelse deltage i svømmestævner eller opvisninger eller på egen hånd føre korrespondance eller forhandlinger om ting, der normalt varetages af bestyrelsen.

§9.
Klubben deltager, så længe den er medlem af DGI i dennes medlemsmøder. Den eller de personer klubben udsender i klubbens ærinde, erholder rejse og diæter efter de til enhver tid gældende statens regler.

§10.
Klubbens højeste myndighed er generalforsamlingen, der afholdes en gang årligt i februar måned. Generalforsamlingen har følgende dagsorden:

Valg af dirigent.
Formandens beretning.
Regnskab.
Indkomne forslag.
Valg af 7 bestyrelsesmedlemmer, samt 2 revisorer. Valgene gælder for 2 år af gangen. Valg af 1 bestyrelses suppleant. Valget gælder for 1 år.
Lige årstal vælges: 4 bestyrelsesmedlemmer, 1 bestyrelsessuppleant, 1 revisor.
Ulige årstal vælges: 3 bestyrelsesmedlemmer, 1 bestyrelsessuppleant, 1 revisor.
Såfremt kommunen kræver det, vælges der kun 1 autoriseret revisor. Valget gælder for 1 år.
Eventuelt.
Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 8 dages varsel og er beslutningsdygtig uanset de mødtes antal. Forslag, der ønskes behandlet, indsendes skriftlig til formanden senest 3 dage før generalforsamlingen. Simpel stemmeflertal i alle spørgsmål.
Skriftlig afstemning kan forlanges af blot et stemmeberettiget medlem. Hver fremmødte på generalforsamlingen har kun 1 stemme. Børn under 14 år har kun stemmeret, gennem deres værge. Valgbare er kun medlemmer på 16 år og derover. Forslag til lovændringer skal i forvejen bekendtgøres som et punkt på dagsordnen. Bestyrelsen konstituere sig selv.
Æresmedlemmer kan uden stemmeret overvære generalforsamlingen.

§11.
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes med mindst 14 dages varsel af bestyrelsen eller skal senest 3 uger efter, at mindst 15 medlemmer overfor formanden skriftligt har fremsat ønsker herom, ledsaget af den ønskede dagsorden.

§12.
Foreningens arbejde forestås af bestyrelsen, bestående af formand, næstformand, kasserer, sekretær og 3 bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen kan dog vedtage, at et bestyrelsesmedlem skal nedlægge sit mandat. Kravet herom indsendes som et forslag med det herfor skrevne varsel. Bestyrelsesmøde afholdes, når formanden skønner det nødvendigt, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Afgørelsen træffes ved simpel stemmeflertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende. Næstformanden træder i formandens sted ved dennes fravær.

§13.
Regnskabsåret går fra den 1./1. til 31./12. - kassereren lader kontingentet opkræve og fører regnskabet. Bøger, bilag og beholdninger skal på forlangende forelægges for bestyrelsen, der har pligt til jævnligt at føre tilsyn med regnskabet. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i foreningen. Ved optagelse af lån og ved salg/ pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

§14.
Sekretæren fører forhandlingsprotokol over bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og lignende. Referatet godkendes af bestyrelsen ved det efterfølgende bestyrelsesmøde.

§15.
Revisionen består af 2 medlemmer, se dog §10. Den skal gennemgå regnskab og bilag og konstatere tilstedeværelsen af de i regnskabet anførte beholdninger. Efter gennemgangen forsynes regnskabet med revisionens påtegninger samt evt. kritik af bestyrelsen dispositioner. Alt materiale, som klubben fører tilsyn med og fortegnelser over, er tilgængeligt for revisionen, så ofte den måtte ønske det.

§16.
Overtrædelse af klubbens love eller de af bestyrelsens til opretholdelse af orden og god tone givne anvisninger kan medføre karantæne eller i grovere tilfælde udelukkelse af klubben.
Ligeledes kan et medlem, der modarbejder klubbens interesser udelukkes. En udelukkelse kan altid forlanges foretaget for generalforsamlingen til endeligt afgørelse.

§17.
Klubben kan kun opløses, når dens medlemstal er under 10, og når det vedtages på en generalforsamling af 2/3 af de mødtes stemmer. Ved opløsningen indsættes evt. midler i et pengeinstitut. Efter 10 år tilfalder midlerne Bjerringbro Idrætspark, såfremt en ny svømmeklub ikke er oprettet, idet denne da overtager midlerne. Eventuelle andre aktiver overgives ligeledes til Bjerringbro Idrætspark.